Strategieentwicklung als Teamaufgabe: Wie ein partizipativer Prozess Organisationen stärkt

Stell dir vor, du stehst am Anfang einer Reise, die deine Organisation in die Zukunft führt. Ein klarer Kurs ist entscheidend, um die richtigen Ziele zu erreichen und den Weg dorthin erfolgreich zu gestalten. Genau hier setzt der Strategieprozess an: Er ist der Kompass, der Orientierung bietet und dabei hilft, uns nicht nur den Weg zu weisen, sondern auch die richtigen Entscheidungen zu treffen. Aber was genau steckt hinter einem erfolgreichen Strategieprozess?

Warum einen Strategieprozess starten?

Strategieprozesse werden häufig in verschiedenen Kontexten initiiert, etwa wenn es darum geht, Vision, Mission und die strategische Positionierung zu klären und zu schärfen. Auch Veränderungen in der strategischen und operativen Leitung, der Umwelt (bspw. politische oder gesellschaftliche Veränderungen, Bedürfnisse der Zielgruppe verändern sich), der Teamstruktur oder der Finanzierung können den Bedarf nach einem solchen Prozess wecken. Ein weiterer wichtiger Anlass für die Initiierung von Strategieprozessen ist der Wunsch nach einer partizipativen Entwicklung und breiten Abstützung strategischer Entscheidungen. Schliesslich finden diese Prozesse auch statt, um sich auf Retraiten, Wachstumsphasen oder grössere Drittmittelakquisitionen vorzubereiten.

Welche Fragen sollte man sich zu Beginn stellen?

Um einen Strategieprozess effizient und effektiv zu gestalten, lohnt es sich, zu Beginn als Team oder mit einer externen Begleitung einige Fragen zu reflektieren, z.B.:

• Welche spezifischen Fragen sollen mit der neuen oder überarbeiteten Strategie beantwortet werden?

• Wer trifft die endgültige Entscheidung über die Strategie?

• Wie partizipativ soll der Prozess gestaltet werden?

• Welcher zeitliche Rahmen und welches Budget stehen zur Verfügung?

• Welches Endprodukt ist gewünscht und wer ist für die Verschriftlichung der Strategie verantwortlich? Ist die Strategie "nur" ein internes Dokument oder soll sie veröffentlicht werden?

Wer ist im Lead im Strategieprozess?

Top-down, bottom-up, oder alle miteinander...In einer Nonprofitorganisation kann der Lead im Strategieprozess je nach Struktur und Zielsetzung variieren. Häufig übernehmen der Vorstand oder Stiftungsrat die Führung, da sie die langfristige Ausrichtung und Vision der Organisation massgeblich beeinflussen. Führung übernehmen kann aber hier auch bedeuten, dass sie die Entwicklung einer Strategie an die Geschäftsleitung delegieren!

In einigen Fällen wird der Strategieprozess von einem speziellen Strategieteam oder einer Arbeitsgruppe geführt, das sowohl Vorstand als auch Führungskräfte aus den verschiedenen Programmbereichen umfasst, um eine breite Perspektive sicherzustellen. Besonders bei einer partizipativen Ausrichtung kann der Prozess auch durch eine Projektgruppe begleitet werden, die eng mit den verschiedenen internen Stakeholdern zusammenarbeitet. Bei grösseren und komplexen Veränderungen kann es zudem sinnvoll sein, externe Berater:innen hinzuzuziehen, die den Prozess moderieren und unterstützen.

Wichtig ist in jedem dieser "Modelle", dass klar definiert ist, wer im Lead ist und wer alles in den Prozess in welcher Form miteinbezogen werden muss (Grad der Partizipation).

Mit der >Medicor Foundation haben wir letztes Jahr einen grösseren Strategieprozess begleitet. Dabei wurde Wert darauf gelegt, immer wieder das ganze Team in Prozess aktiv miteinzubeziehen und die Strategie gemeinsam auszuarbeiten. Dr. Cheikh Mbacke Gueye, CEO der Medicor Foundation, nennt drei Dinge, die sie aus dem partizipativen Einbezug von allen relevanten internen Stakeholdern gelernt haben:

1. Ein breites Spektrum von Perspektiven wurde berücksichtigt, was es ermöglicht hat, ein umfassendes und qualitativ gutes Strategiepapier zu entwerfen.

2. Durch die Einbeziehung der relevanten Stakeholder gab es mehr Akzeptanz (Buy-in) und Ownership. Daher enthielt das Endprodukt (Strategiepapier) wenige Überraschungen, da alle an seiner Ausarbeitung beteiligt waren.

3. Während die Mitarbeitenden an einem Strategieprozess arbeiten, wird von ihnen gleichzeitig erwartet, dass sie ihre täglichen Aufgaben erfüllen. Daher bindet ein partizipativer Einbezug extra Ressourcen und Zeit. Dies sollte gleich zu Beginn des Strategie-Prozesses berücksichtigt werden.

Wann macht eine externe Prozessbegleitung Sinn?

Eine externe Prozessbegleitung macht besonders dann Sinn, wenn die Organisation einen neutralen Blick auf ihre Strategieentwicklung benötigt. Externe Berater:innen bringen eine objektive Perspektive ein, die helfen kann, festgefahrene Denkmuster zu durchbrechen und innovative Ideen zu fördern. Dies ist besonders relevant, wenn die Organisation vor komplexen oder tiefgreifenden Veränderungen steht, etwa bei einer Neuausrichtung der Mission oder der Implementierung einer neuen Strategie.

"Für mich und meine Rolle im ganzen Prozess, war Con·Sense ein Sounding-Board, ein guter Berater. Sie haben Optionen aufgezeigt, diese aber nicht aufgezwungen." - C. Mbacke Gueye, CEO Medicor Foundation

Darüber hinaus kann eine externe Begleitung von Vorteil sein, wenn die interne Expertise oder Kapazität für die Gestaltung und Moderation eines Strategieprozesses fehlt. Externe Fachleute bringen nicht nur Fachwissen, sondern auch Erfahrung aus anderen Organisationen oder Sektoren mit, was zu wertvollen Impulsen führen kann. Auch bei der Moderation von Workshops oder der Integration unterschiedlicher Interessengruppen in den Prozess kann eine externe Moderation helfen, die Diskussionen zielgerichtet und ausgewogen zu führen.

Ein weiterer Grund für eine externe Begleitung ist, wenn eine Organisation ihre interne Kommunikation oder das Vertrauen zwischen verschiedenen Stakeholdern stärken möchte. Externe Berater können hier als neutrale Instanz fungieren, um ein konstruktives Gesprächsklima zu schaffen. Schliesslich kann die externe Unterstützung auch dann sinnvoll sein, wenn der Prozess ein hohes Mass an Professionalität und Struktur erfordert, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden und der Zeitrahmen eingehalten wird.

Cheikh hat dazu über unsere Begleitung gesagt: "In so einem Prozess sind natürlich individuelle Präferenzen, Gewohnheiten und Vorurteile immer präsent. Die externe Prozessbegleitung hat unter anderem Folgendes ermöglicht:

1. Distanz und Selbstkritik auszuüben. Weil wir alle – oft unbewusst – in unserer Blase und unseren Überzeugungen (Sicherheiten) gefangen sind, brauchten wir eine externe Stimme, die uns es ermöglichte, unangenehme und «offensichtliche» Fragen zu stellen.

2. Objektivität und Neutralität: die externe Moderation des ganzen Prozesses hat es ermöglicht, mögliche Konflikte zu vermeiden und eine wertfreie Strukturierung zu gewährleisten.

3. Externe Impulse: die externe Begleitung hat es ermöglicht, Inputs in den Prozess (formell) aber auch ins Strategiepapier (inhaltlich) zu bringen"

Wirkung(en) über den Strategieprozess hinaus

Ein gut durchgeführter Strategieprozess kann zahlreiche positive (Neben-)Wirkungen auf eine Organisation haben, die über die reine Entwicklung der Strategie hinausgehen. Eine der bemerkenswertesten ist das Teambuilding: Durch die Zusammenarbeit an der gemeinsamen Vision und den strategischen Zielen können Teams stärker zusammenwachsen und ein besseres Verständnis für die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten entwickeln. Dies fördert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden.

"Der Prozess hat eine engere Zusammenarbeit von Teammitgliedern ermöglicht. Durch die Auseinandersetzung mit grundsätzlichen Fragen wie «Vision, Mission, Werte», hat sich eine Organisationskultur herauskristallisiert, die wir weiterhin und noch konkreter vorleben/implementieren möchten. Der Strategieprozess war ein Moment, in dem das Team gelernt hat, als Team zu wachsen." - C. Mbacke Gueye, CEO Medicor Foundation

Ein weiterer positiver Effekt ist die Förderung der Kommunikation innerhalb der Organisation. Strategieprozesse regen oft zu offenen Gesprächen an, in denen Mitarbeitende, Führungspersonen und Mitglieder des Stiftungsrats oder Vorstand ihre Perspektiven und Ideen austauschen können. Dies kann zu einer besseren internen Kommunikation und einem klareren Verständnis der Gesamtziele führen.

Ein weiterer Nebeneffekt ist die Stärkung der Mitarbeiterbindung. Wenn Mitarbeitende aktiv in den Strategieprozess einbezogen werden und sehen, dass ihre Meinungen und Ideen zählen, steigt die Identifikation mit der Organisation. Das Gefühl, an etwas Wichtigem mitzuwirken, kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden nachhaltig steigern.

Schliesslich kann der Strategieprozess auch die Klarheit und Ausrichtung innerhalb der Organisation erhöhen. Durch die Festlegung klarer Ziele und Prioritäten wird es allen Mitarbeitenden leichter, Entscheidungen zu treffen und ihren Beitrag zur Erreichung der gemeinsamen Vision zu leisten. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und einer klareren Ausrichtung aller Aktivitäten auf die übergeordneten Ziele.

Gerne stehen wir für ein unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung, falls Du Interesse daran hast, einen Strategieprozess durch eine externe Person zu begleiten lassen. >contact@teamconsense.ch